Accord de traitement des données de Vetty Scribe

1. Définitions

1.1 Les termes définis dans les Conditions ont le même sens dans le présent DPA. Les termes « responsable du traitement », « sous-traitant », « traitement », « données à caractère personnel », « personne concernée », « violation de données à caractère personnel » et « autorité de contrôle » ont le sens que leur donne le RGPD. Dans le présent DPA :

• « Réglementation applicable en matière de protection des données » (« Applicable Data Protection Law ») désigne le RGPD, la loi Informatique et Libertés (loi n° 78-17 du 6 janvier 1978) et toute autre législation en matière de protection des données applicable au traitement des Données du Cabinet, y compris, lorsqu’ils s’appliquent, le Personal Data Protection Act 2012 de Singapour, le Privacy Act 1988 (Cth) australien, le Privacy Act 2020 néo-zélandais et le décret-loi fédéral n° 45 de 2021 des Émirats arabes unis relatif à la protection des données personnelles.
• « Client » désigne une personne qui amène un animal au Cabinet, ainsi que toute autre personne qui prend part à une consultation enregistrée au moyen du Service.
• « Membre » (« Member ») désigne un vétérinaire ou un autre membre du personnel qui dispose d’un compte au sein du Cabinet, y compris ses administrateurs.
• « Données du Cabinet » (« Practice Data ») désigne les données à caractère personnel contenues dans les Dossiers du Cabinet.
• « Dossiers du Cabinet » (« Practice Records ») désigne les enregistrements de consultation, les transcriptions, les faits qui en sont extraits, les comptes rendus à l’état de brouillon et signés avec leurs versions et leur piste d’audit, les informations relatives aux Clients et aux Patients que le Cabinet saisit et, si le Cabinet utilise la fonctionnalité facultative d’envoi des comptes rendus décrite à l’article 3.1(d), l’historique des comptes rendus envoyés aux Clients.
• « Patient » désigne un animal examiné par le Cabinet.
• « CCT » (« SCCs ») désigne les clauses contractuelles types pour le transfert de données à caractère personnel vers des pays tiers approuvées par la Commission européenne dans la décision d’exécution (UE) 2021/914.
• « Service » désigne Vetty Scribe, tel que décrit dans les Conditions.
• « Sous-traitant ultérieur » (« Sub-processor ») désigne un tiers auquel Vetty fait appel pour traiter des Données du Cabinet.

1.2 Au sens du Personal Data Protection Act 2012 de Singapour, Vetty est un « intermédiaire de données » (« data intermediary ») qui traite les Données du Cabinet pour le compte du Cabinet, lequel est l’« organisation » (« organisation ») qui en est responsable. Lorsqu’une autre Réglementation applicable en matière de protection des données emploie d’autres termes pour désigner le responsable du traitement et le sous-traitant, ceux-ci s’entendent en conséquence.

2. Champ d’application et rôles

2.1 Le Cabinet est le responsable du traitement, et Vetty le sous-traitant, des Données du Cabinet. L’annexe 1 décrit le traitement.

2.2 Le présent DPA ne couvre pas les données à caractère personnel que Vetty traite en qualité de responsable du traitement pour ses propres finalités : les comptes et profils des Membres, le compte, l’équipe et les informations de facturation du Cabinet, les échantillons de voix, les échantillons de rédaction, les journaux de sécurité et la correspondance avec le support et, si la fonctionnalité facultative d’envoi des comptes rendus est un jour utilisée, le compte Vetty qu’un Client utilise sur vetty.app pour lire un compte rendu qui lui a été envoyé. La notice de confidentialité de Vetty Scribe disponible à l’adresse vettyscribe.com/privacy couvre ces données.

2.3 En cas de contradiction entre le présent DPA et les Conditions concernant le traitement des Données du Cabinet, le présent DPA prévaut. En cas de contradiction entre le présent DPA et les CCT, les CCT prévalent.

3. Obligations du Cabinet

3.1 Le Cabinet est responsable, en qualité de responsable du traitement, de sa conformité à la Réglementation applicable en matière de protection des données. En particulier, il :

• (a) dispose d’une base juridique pour collecter les Données du Cabinet et pour les faire traiter par Vetty de la manière décrite dans le présent DPA ;
• (b) informe ses Clients, avant l’enregistrement d’une consultation, que celle-ci est enregistrée et transcrite, que le compte rendu est rédigé au moyen de l’intelligence artificielle et relu par un vétérinaire, et de la manière dont leurs données sont traitées ;
• (c) recueille tout consentement à l’enregistrement exigé par la loi du lieu de la consultation, et n’enregistre aucune personne ayant refusé ou retiré son consentement ;
• (d) s’il active l’envoi des comptes rendus aux Clients, fonctionnalité facultative qui n’est pas proposée au lancement et que Vetty pourra proposer ultérieurement (l’article 9 des Conditions la décrit), dispose d’une base juridique pour envoyer chaque compte rendu et saisit l’adresse e-mail exacte ;
• (e) répond aux demandes de ses Clients relatives à l’exercice de leurs droits sur les Données du Cabinet ;
• (f) conserve les dossiers exigés par son autorité de tutelle vétérinaire ou par la loi, et les exporte avant leur effacement (article 10) ; et
• (g) donne des instructions conformes à la Réglementation applicable en matière de protection des données.

3.2 Le Service demande au Membre de confirmer, avant chaque enregistrement, que le Client a donné son consentement, conserve cette confirmation avec son horodatage et ne permet pas qu’un compte rendu soit signé sans elle. Cette confirmation constitue la déclaration du Cabinet à Vetty. Elle ne transfère pas à Vetty la responsabilité qui incombe au Cabinet au titre de l’article 3.1(c).

4. Obligations de Vetty

4.1 Vetty s’engage à :

• (a) ne traiter les Données du Cabinet que sur instruction documentée du Cabinet, y compris en ce qui concerne les transferts en dehors de l’Espace économique européen, à moins que le droit de l’Union européenne ou d’un État membre auquel Vetty est soumis ne l’exige ; dans ce cas, Vetty informe le Cabinet de cette obligation juridique avant le traitement, sauf si ce droit l’interdit ;
• (b) informer immédiatement le Cabinet si, selon lui, une instruction constitue une violation de la Réglementation applicable en matière de protection des données ;
• (c) veiller à ce que toutes les personnes qu’il autorise à traiter les Données du Cabinet soient soumises à une obligation de confidentialité ;
• (d) prendre les mesures de sécurité requises par l’article 32 du RGPD, qui comprennent celles figurant à l’annexe 3 ;
• (e) ne faire appel à des Sous-traitants ultérieurs que dans les conditions prévues à l’article 6 ;
• (f) aider le Cabinet de la manière décrite à l’article 8 ;
• (g) notifier au Cabinet les violations de données à caractère personnel de la manière décrite à l’article 9 ;
• (h) supprimer ou restituer les Données du Cabinet au terme du Service de la manière décrite à l’article 10 ; et
• (i) mettre à disposition les informations et permettre les audits décrits à l’article 11.

4.2 Vetty ne vendra pas les Données du Cabinet, ne les utilisera pas pour ses propres finalités et ne les utilisera pas pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle.

5. Instructions

5.1 Les instructions du Cabinet sont constituées des Conditions, du présent DPA, de la configuration et de l’utilisation du Service par le Cabinet, et de toute autre instruction écrite convenue entre les parties. Le Cabinet donne instruction à Vetty de traiter les Données du Cabinet afin de fournir le Service de la manière décrite à l’annexe 1.

5.2 En particulier, le Cabinet donne instruction à Vetty de faire transcrire l’audio des consultations, et de faire rédiger et contrôler les comptes rendus, par les fournisseurs d’intelligence artificielle mentionnés en tant que Sous-traitants ultérieurs. Aucun d’eux ne peut s’entraîner sur les Données du Cabinet. Chacun conserve les données qu’il reçoit pendant une courte durée, conformément à ses propres conditions, afin de détecter les abus.

5.3 Les durées de conservation de l’audio font partie des présentes instructions et sont fixes : l’audio d’une consultation dont le compte rendu n’a pas été signé est supprimé 30 jours après son enregistrement, et l’audio d’une consultation dont le compte rendu a été signé est supprimé 7 jours après la première signature. La transcription et le compte rendu sont conservés de la manière décrite à l’article 10.

5.4 Toute instruction qui modifierait le Service, ou qui irait au-delà de ce que fait le Service, requiert l’accord écrit de Vetty.

6. Sous-traitants ultérieurs

6.1 Le Cabinet donne à Vetty une autorisation écrite générale de faire appel à des Sous-traitants ultérieurs. Les Sous-traitants ultérieurs en place au moment où le Cabinet accepte le présent DPA sont ceux qui figurent sur la liste disponible à l’adresse vettyscribe.com/subprocessors (annexe 2), et le Cabinet les autorise.

6.2 Vetty fait appel à chaque Sous-traitant ultérieur en vertu d’un contrat écrit qui lui impose des obligations en matière de protection des données offrant une protection au moins équivalente à celle du présent DPA, notamment des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées.

6.3 Vetty informera le Cabinet au moins 30 jours avant qu’un Sous-traitant ultérieur nouveau ou de remplacement ne traite des Données du Cabinet, en mettant à jour la liste disponible à l’adresse vettyscribe.com/subprocessors et en adressant un e-mail aux administrateurs du Cabinet.

6.4 Le Cabinet peut s’opposer à la modification pour des motifs raisonnables tenant à la protection des données, par écrit à privacy@vetty.app, dans ce délai de préavis. Les parties examineront l’objection de bonne foi. Si elles ne parviennent pas à la résoudre avant la prise d’effet de la modification, le Cabinet peut résilier son abonnement à Vetty Scribe ou fermer le Cabinet, comme le décrivent les Conditions.

6.5 Lorsqu’un Sous-traitant ultérieur doit être remplacé en urgence pour préserver la sécurité ou la disponibilité du Service, Vetty peut procéder à la modification avec un préavis plus court. Il en informera le Cabinet dès que possible, et le Cabinet conserve son droit d’opposition au titre de l’article 6.4.

6.6 Vetty demeure responsable envers le Cabinet de l’exécution des obligations de chaque Sous-traitant ultérieur.

7. Transferts internationaux

7.1 Vetty stocke les Données du Cabinet dans l’Union européenne, à Francfort (Allemagne).

7.2 Certains Sous-traitants ultérieurs traitent des Données du Cabinet aux États-Unis, ou peuvent y accéder depuis ce pays, comme l’indique l’annexe 2. Lorsqu’un Sous-traitant ultérieur traite des Données du Cabinet ou y accède dans un pays ne bénéficiant pas d’une décision d’adéquation de la Commission européenne, le transfert est encadré par le cadre de protection des données UE–États-Unis (EU–US Data Privacy Framework) lorsque le Sous-traitant ultérieur est certifié au titre de celui-ci, et à défaut par les CCT (module trois, de sous-traitant à sous-traitant) figurant dans le contrat conclu entre Vetty et ce Sous-traitant ultérieur, ainsi que par les mesures supplémentaires figurant à l’annexe 3. Le Cabinet autorise ces transferts.

7.3 Lorsque le Cabinet est établi en dehors de l’Espace économique européen, dans un pays ne bénéficiant pas d’une décision d’adéquation, et que le RGPD considère comme un transfert la mise à disposition des Données du Cabinet au Cabinet par Vetty, les parties conviennent d’appliquer le module quatre (de sous-traitant à responsable du traitement) des CCT, qui sont intégrées au présent DPA par renvoi. À cette fin, Vetty est l’exportateur de données et le Cabinet l’importateur de données, l’annexe 1 fournit la description du transfert, la clause d’adhésion facultative ne s’applique pas, et les CCT sont régies par le droit français, les litiges relevant des juridictions françaises.

7.4 Lorsqu’une autre Réglementation applicable en matière de protection des données restreint les transferts hors du pays du Cabinet, Vetty ne transférera les Données du Cabinet que dans la mesure permise par cette réglementation, y compris au moyen de garanties contractuelles assurant aux données un niveau de protection comparable à celui qu’elle prévoit.

8. Assistance

8.1 Demandes des personnes concernées. Le Service permet au Cabinet de consulter les Données du Cabinet, de rectifier un compte rendu en le modifiant et de supprimer l’audio d’une consultation. Vetty exportera les Dossiers du Cabinet sur demande (article 10.1), et effacera la transcription et le compte rendu d’une consultation, ou les informations relatives à un Client, sur instruction écrite du Cabinet. Si Vetty reçoit d’une personne concernée une demande relative aux Données du Cabinet, il la transmettra au Cabinet dans les meilleurs délais et n’y répondra que sur instruction du Cabinet ou lorsque la loi l’exige. Compte tenu de la nature du traitement, Vetty aidera le Cabinet, par des mesures techniques et organisationnelles appropriées, dans toute la mesure du possible, à répondre à ces demandes.

8.2 Autres obligations. Compte tenu de la nature du traitement et des informations dont il dispose, Vetty aidera le Cabinet à respecter ses obligations au titre des articles 32 à 36 du RGPD : la sécurité, la notification des violations, les analyses d’impact relatives à la protection des données et la consultation préalable d’une autorité de contrôle.

8.3 Les demandes d’assistance sont adressées à privacy@vetty.app.

9. Violations de données à caractère personnel

9.1 Vetty notifiera au Cabinet toute violation de données à caractère personnel affectant les Données du Cabinet dans les meilleurs délais, et en tout état de cause dans les 48 heures après en avoir pris connaissance, par e-mail adressé aux administrateurs du Cabinet.

9.2 La notification décrira, dans la mesure où Vetty en a connaissance, la nature de la violation, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées et d’enregistrements concernés, les conséquences probables, les mesures prises ou envisagées pour y remédier et pour en atténuer les effets, ainsi qu’un point de contact. Lorsque Vetty ne peut pas fournir toutes ces informations en même temps, il les fournira de manière échelonnée sans autre retard indu.

9.3 Vetty prendra des mesures raisonnables pour contenir la violation et en limiter les effets, et en conservera une trace documentée. Brahim Ouasti gère chaque incident pour le compte de Vetty et en est le point de contact, à l’adresse privacy@vetty.app.

9.4 Il appartient au Cabinet de décider s’il notifie la violation à son autorité de contrôle et aux personnes concernées, et de procéder à ces notifications. Vetty ne les notifiera pas d’une violation des Données du Cabinet, sauf si la loi l’exige ou si le Cabinet le demande. Lorsque la même violation affecte également des données à caractère personnel dont Vetty est le responsable du traitement, Vetty la notifie à la CNIL dans les 72 heures après en avoir pris connaissance lorsque le RGPD exige une notification, et à toute autre autorité dans le délai exigé par la loi applicable.

9.5 Une notification effectuée au titre du présent article ne constitue pas une reconnaissance de faute ou de responsabilité.

10. Suppression et restitution

10.1 Tant que le Cabinet est ouvert, il peut supprimer une consultation à tout moment. Cette suppression efface immédiatement l’audio de la consultation et la masque dans les listes du Cabinet ; sa transcription et son compte rendu restent dans les Dossiers du Cabinet jusqu’à la fermeture du Cabinet, sauf si le Cabinet donne instruction écrite à Vetty de les effacer plus tôt. Le Cabinet peut également demander un export de ses dossiers en écrivant à support@vettyscribe.com. Le lien d’export est valable 7 jours. Si l’abonnement est résilié ou arrive à expiration, Vetty ne supprime aucun Dossier du Cabinet, à l’exception de l’audio en application de l’article 5.3 ; ils sont conservés jusqu’à la fermeture du Cabinet.

10.2 Le Service prend fin pour le Cabinet lorsque celui-ci est fermé, par un administrateur ou parce que son dernier membre le quitte. Pendant 30 jours après la fermeture, la personne qui l’a fermé peut télécharger un export : un fichier contenant chaque compte rendu signé, les transcriptions au format texte, et les listes des consultations, des Clients, des Patients et des notes. L’export ne comprend pas l’audio.

10.3 À l’issue de ces 30 jours, Vetty efface les Dossiers du Cabinet : l’audio des consultations, les consultations, les transcriptions et les comptes rendus avec leurs versions et leur piste d’audit ; les Clients et les Patients et les notes les concernant ; les modèles de compte rendu, l’en-tête et le logo ; et les exports. Si la fonctionnalité facultative d’envoi des comptes rendus a été utilisée, un compte Client sur vetty.app créé à cette fin est effacé en même temps, sauf si le Client s’y est connecté ou l’a confirmé, ou si un autre cabinet ou une réservation y fait référence.

10.4 En fermant le Cabinet, le Cabinet choisit la restitution au moyen de l’export suivie de la suppression, comme le permet l’article 28, paragraphe 3, point g), du RGPD. Vetty ne conserve aucune copie des Dossiers du Cabinet effacés, sauf lorsque le droit de l’Union européenne ou le droit français lui impose de les conserver, et sauf dans les sauvegardes chiffrées de ses prestataires jusqu’à ce qu’elles soient écrasées, ce qui intervient dans un délai de 30 jours.

10.5 Sur demande écrite du Cabinet, Vetty confirmera par écrit que l’effacement a été effectué.

11. Informations et audits

11.1 Sur demande, Vetty mettra à la disposition du Cabinet les informations nécessaires pour démontrer qu’il respecte l’article 28 du RGPD et le présent DPA, y compris une description de ses mesures de sécurité et les documents de conformité propres aux Sous-traitants ultérieurs lorsque ceux-ci les publient.

11.2 Lorsque ces informations ne suffisent pas, Vetty permettra la réalisation d’audits, y compris d’inspections, et y contribuera, par le Cabinet ou par un auditeur indépendant mandaté par celui-ci, soumis à une obligation de confidentialité et qui n’est pas un concurrent de Vetty. Le Cabinet notifiera l’audit par écrit au moins 30 jours à l’avance, et ne procédera pas à plus d’un audit par période de 12 mois, sauf si une autorité de contrôle exige un audit ou si une violation de données à caractère personnel affectant les Données du Cabinet est survenue. Les audits se déroulent pendant les heures ouvrables, d’une manière qui ne perturbe pas le Service et ne donne pas accès aux données d’autres clients, et aux frais du Cabinet.

11.3 Vetty mettra à disposition les rapports d’audit et les certifications des Sous-traitants ultérieurs lorsque leurs conditions le permettent, en lieu et place d’un audit du Sous-traitant ultérieur.

12. Responsabilité

12.1 La responsabilité de chaque partie découlant du présent DPA ou en lien avec celui-ci est soumise aux exclusions et à la limitation de responsabilité prévues par les Conditions. Les réclamations au titre du présent DPA et des Conditions sont soumises à un plafond global unique : les sommes payées par le Cabinet pour Vetty Scribe au cours des 12 mois précédant le fait générateur de la réclamation.

12.2 Aucune disposition du présent DPA ne limite la responsabilité d’une partie envers les personnes concernées au titre de l’article 82 du RGPD, ni toute responsabilité que la loi ne permet pas de limiter.

13. Durée, modifications et droit applicable

13.1 Le présent DPA s’applique aussi longtemps que Vetty traite des Données du Cabinet, et prend fin lorsque les Dossiers du Cabinet ont été effacés en application de l’article 10. Les articles 9, 10 et 12 survivent aussi longtemps que nécessaire.

13.2 Vetty peut modifier le présent DPA dans les conditions prévues par les Conditions pour la modification des Conditions, ou afin de se conformer à la Réglementation applicable en matière de protection des données ou à une décision d’une autorité de contrôle. Une modification ne réduira pas le niveau global de protection des Données du Cabinet.

13.3 Le présent DPA est régi par le droit français, et les litiges qui en découlent relèvent des juridictions désignées dans les Conditions, sauf si l’article 7.3 ou la Réglementation applicable en matière de protection des données en dispose autrement.

Annexe 1. Description du traitement

• Objet : la fourniture de Vetty Scribe au Cabinet.
• Nature et finalité : enregistrer les consultations dans le navigateur du Membre et les téléverser ; les stocker ; transcrire l’audio ; extraire les faits cliniques, rédiger le compte rendu selon le modèle choisi, contrôler le brouillon au regard de la transcription et, le cas échéant, le traduire ou l’adapter au style rédactionnel du vétérinaire, le tout au moyen de l’intelligence artificielle ; afficher, modifier, signer et versionner les comptes rendus ; exporter ; et supprimer. Si Vetty propose ultérieurement l’envoi facultatif des comptes rendus signés aux Clients et que le Cabinet l’active, le traitement comprendra également leur envoi par e-mail avec un accès sur vetty.app.
• Durée : aussi longtemps que le Cabinet dispose d’un compte, puis jusqu’à l’effacement prévu à l’article 10.
• Fréquence : continue, chaque fois que des Membres utilisent le Service.
• Catégories de personnes concernées : les Clients, et toute autre personne dont la voix est captée par un enregistrement ; les Membres, tels qu’ils apparaissent dans les Dossiers du Cabinet (leur voix, leurs modifications et leur signature).
• Catégories de données à caractère personnel : les noms et adresses e-mail des Clients ; l’audio de la consultation et tout ce qui y est dit ; les transcriptions ; le nom, l’espèce, la race, le sexe et l’âge des Patients, ainsi que leur santé et leur traitement, qui se rapportent au Client ; les notes, comptes rendus et signature du vétérinaire ; les confirmations de consentement avec leur horodatage ; et, si la fonctionnalité facultative d’envoi des comptes rendus est utilisée, l’historique des comptes rendus envoyés aux Clients.
• Catégories particulières de données : aucune n’est visée. Un enregistrement peut capter de telles données lorsqu’une personne les mentionne, par exemple la santé d’un Client lui-même. Le Cabinet devrait éviter de les enregistrer lorsque cela n’est pas nécessaire. Les voix sont transcrites et ne sont pas utilisées pour identifier quiconque.
• Conservation : l’audio, de la manière décrite à l’article 5.3 ; tout le reste, de la manière décrite à l’article 10.
• Transferts : vers les Sous-traitants ultérieurs figurant à l’annexe 2, pour le traitement que l’annexe 2 indique pour chacun d’eux, avec les garanties prévues à l’article 7.
• Autorité de contrôle compétente aux fins des CCT : la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), France.

Annexe 2. Sous-traitants ultérieurs

La liste des Sous-traitants ultérieurs, indiquant pour chacun son entité juridique, son service, les données qu’il reçoit, sa localisation et la garantie encadrant le transfert, est disponible à l’adresse vettyscribe.com/subprocessors. Cette liste, telle que mise à jour en application de l’article 6, constitue la présente annexe.

Annexe 3. Mesures techniques et organisationnelles

Hébergement et chiffrement

• La base de données et le stockage de fichiers sont hébergés à Francfort (Allemagne), et les fonctions serveur de l’application y sont également exécutées.
• Les données sont chiffrées en transit entre les utilisateurs, le Service et les Sous-traitants ultérieurs, et chiffrées au repos dans la base de données et le stockage de fichiers.

Contrôle d’accès

• Des règles de sécurité au niveau des lignes dans la base de données cloisonnent les données de chaque Cabinet, et limitent l’accès à une consultation au vétérinaire qui l’a enregistrée et aux administrateurs du Cabinet. Les modèles de compte rendu propres à un vétérinaire ne sont visibles que par ce vétérinaire.
• L’audio des consultations, les échantillons de voix et les exports sont conservés dans des espaces de stockage privés et ne sont accessibles que par des requêtes authentifiées contrôlées au regard des mêmes règles. Un export n’est téléchargé que par une requête authentifiée de la personne qui l’a demandé, jamais au moyen d’un lien public.
• Le fournisseur de transcription reçoit l’audio au moyen d’un lien signé qui expire au bout d’une heure.
• Chaque action effectuée dans la console d’administration de Vetty est contrôlée au regard d’une liste d’opérateurs autorisés, et les décisions relatives aux licences, à la facturation et aux exonérations sont consignées dans un journal d’audit.
• L’accès du personnel de Vetty est limité aux personnes qui en ont besoin pour exploiter le Service ou en assurer le support, lesquelles sont soumises à une obligation de confidentialité.

Authentification et prévention des abus

• Les Membres se connectent avec un mot de passe de 8 à 72 caractères après avoir confirmé leur adresse e-mail au moyen d’un code à six chiffres, ou avec Google.
• L’inscription est limitée à cinq tentatives par heure depuis une même adresse réseau, et le débit de la connexion et des autres requêtes est limité.

Minimisation et suppression

• L’audio des consultations est supprimé automatiquement : 30 jours après l’enregistrement si le compte rendu n’est pas signé, et 7 jours après la première signature s’il est signé.
• La copie de chaque transcription détenue par le fournisseur de transcription est supprimée dès que Vetty l’a récupérée et a terminé le traitement de la consultation.
• Vetty appelle OpenAI, lorsqu’il est sélectionné, avec le stockage des réponses désactivé, et a refusé, dans son compte ElevenLabs, que ses données servent à l’entraînement.
• Les échantillons de rédaction sont désidentifiés avant d’être stockés.
• Vetty Scribe n’envoie aucun e-mail aux Clients au lancement ; si la fonctionnalité facultative d’envoi des comptes rendus est proposée ultérieurement, ces e-mails ne contiendront aucun contenu clinique ni aucune pièce jointe. Les notifications push adressées aux Membres ne mentionnent que le Patient, et leur contenu est chiffré de sorte que le service de notifications push ne puisse pas le lire.

Intégrité et responsabilité

• Un enregistrement ne peut pas démarrer sans la confirmation par le Membre que le Client a consenti, et un compte rendu ne peut pas être signé sans elle.
• Chaque compte rendu conserve ses versions et une piste d’audit des événements survenus sur la consultation, y compris la signature et les modifications.
• Le résultat brut fourni par le fournisseur de transcription est conservé avec le dossier en tant que preuve sous-jacente à la transcription.

Disponibilité et résilience

• L’audio est enregistré dans le stockage du navigateur de l’appareil d’enregistrement avant d’être téléversé, de sorte qu’une coupure de connexion n’entraîne pas la perte d’une consultation.
• La base de données et le stockage de fichiers sont sauvegardés par l’hébergeur, et les sauvegardes sont écrasées dans un délai de 30 jours.

Incidents et Sous-traitants ultérieurs

• Brahim Ouasti est responsable de la réponse aux incidents et notifie le Cabinet dans les 48 heures (article 9).
• Il est fait appel à chaque Sous-traitant ultérieur en vertu d’un contrat écrit comportant des obligations en matière de protection des données (article 6).