Σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων του Vetty Scribe

1. Ορισμοί

1.1 Οι λέξεις που ορίζονται στους Όρους έχουν την ίδια έννοια και στην παρούσα. Οι όροι «υπεύθυνος επεξεργασίας» («controller»), «εκτελών την επεξεργασία» («processor»), «επεξεργασία» («processing»), «δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα» («personal data»), «υποκείμενο των δεδομένων» («data subject»), «παραβίαση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα» («personal data breach») και «εποπτική αρχή» («supervisory authority») έχουν την έννοια που τους αποδίδει ο ΓΚΠΔ. Στην παρούσα Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων:

• «Εφαρμοστέα Νομοθεσία για την Προστασία Δεδομένων» («Applicable Data Protection Law») σημαίνει τον ΓΚΠΔ, τον γαλλικό νόμο για την προστασία δεδομένων (loi n° 78-17 du 6 janvier 1978) και κάθε άλλη νομοθεσία για την προστασία δεδομένων που εφαρμόζεται στην επεξεργασία των Δεδομένων του Κτηνιατρείου, συμπεριλαμβανομένων, όπου εφαρμόζονται, του Personal Data Protection Act 2012 της Σιγκαπούρης, του Privacy Act 1988 (Cth) της Αυστραλίας, του Privacy Act 2020 της Νέας Ζηλανδίας και του Ομοσπονδιακού Νομοθετικού Διατάγματος αριθ. 45 του 2021 για την Προστασία των Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα των Ηνωμένων Αραβικών Εμιράτων (Federal Decree-Law No. 45 of 2021 on the Protection of Personal Data).
• «Πελάτης» («Client») σημαίνει πρόσωπο που φέρνει ένα ζώο στο Κτηνιατρείο, καθώς και οποιοδήποτε άλλο πρόσωπο συμμετέχει σε επίσκεψη που ηχογραφείται με την Υπηρεσία.
• «Μέλος» («Member») σημαίνει κτηνίατρο ή άλλο μέλος του προσωπικού που διαθέτει λογαριασμό στο Κτηνιατρείο, συμπεριλαμβανομένων των διαχειριστών του.
• «Δεδομένα του Κτηνιατρείου» («Practice Data») σημαίνει τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που περιέχονται στα Αρχεία του Κτηνιατρείου.
• «Αρχεία του Κτηνιατρείου» («Practice Records») σημαίνει τις ηχογραφήσεις των επισκέψεων, τις απομαγνητοφωνήσεις, τα στοιχεία που εξάγονται από αυτές, τα σχέδια και τις υπογεγραμμένες εκθέσεις μαζί με τις εκδόσεις τους και το ίχνος ελέγχου τους, τα στοιχεία Πελατών και Ασθενών που εισάγει το Κτηνιατρείο και, εάν το Κτηνιατρείο χρησιμοποιεί την προαιρετική λειτουργία αποστολής εκθέσεων που περιγράφεται στον όρο 3.1(d), το αρχείο των εκθέσεων που αποστέλλονται σε Πελάτες.
• «Ασθενής» («Patient») σημαίνει ζώο που εξετάζεται από το Κτηνιατρείο.
• «ΤΣΡ» («SCCs») σημαίνει τις τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες για τη διαβίβαση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σε τρίτες χώρες που εγκρίθηκαν από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή με την Εκτελεστική Απόφαση (ΕΕ) 2021/914.
• «Υπηρεσία» («Service») σημαίνει το Vetty Scribe, όπως περιγράφεται στους Όρους.
• «Υπεκτελών την Επεξεργασία» («Sub-processor») σημαίνει τρίτο τον οποίο η Vetty προσλαμβάνει για την επεξεργασία Δεδομένων του Κτηνιατρείου.

1.2 Βάσει του Personal Data Protection Act 2012 της Σιγκαπούρης, η Vetty είναι «ενδιάμεσος επεξεργασίας δεδομένων» («data intermediary») που επεξεργάζεται Δεδομένα του Κτηνιατρείου για λογαριασμό του Κτηνιατρείου, το οποίο είναι ο υπεύθυνος για αυτά «οργανισμός» («organisation»). Όταν μια άλλη Εφαρμοστέα Νομοθεσία για την Προστασία Δεδομένων χρησιμοποιεί άλλους όρους για τον υπεύθυνο επεξεργασίας και τον εκτελούντα την επεξεργασία, αυτοί ερμηνεύονται αναλόγως.

2. Πεδίο εφαρμογής και ρόλοι

2.1 Το Κτηνιατρείο είναι ο υπεύθυνος επεξεργασίας, και η Vetty ο εκτελών την επεξεργασία, των Δεδομένων του Κτηνιατρείου. Το Παράρτημα 1 περιγράφει την επεξεργασία.

2.2 Η παρούσα Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων δεν καλύπτει τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που επεξεργάζεται η Vetty ως υπεύθυνος επεξεργασίας για τους δικούς της σκοπούς: τους λογαριασμούς και τα προφίλ των Μελών, τα στοιχεία λογαριασμού, ομάδας και χρέωσης του Κτηνιατρείου, τα δείγματα φωνής, τα δείγματα γραφής, τα αρχεία καταγραφής ασφάλειας και την αλληλογραφία υποστήριξης, καθώς και, εάν χρησιμοποιηθεί ποτέ η προαιρετική λειτουργία αποστολής εκθέσεων, τον λογαριασμό Vetty που χρησιμοποιεί ένας Πελάτης στο vetty.app για να διαβάσει μια έκθεση που του αποστάλθηκε. Τα δεδομένα αυτά καλύπτονται από τη δήλωση απορρήτου του Vetty Scribe στη διεύθυνση vettyscribe.com/privacy.

2.3 Σε περίπτωση σύγκρουσης μεταξύ της παρούσας Σύμβασης Επεξεργασίας Δεδομένων και των Όρων ως προς την επεξεργασία των Δεδομένων του Κτηνιατρείου, υπερισχύει η παρούσα Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων. Σε περίπτωση σύγκρουσης μεταξύ της παρούσας Σύμβασης Επεξεργασίας Δεδομένων και των ΤΣΡ, υπερισχύουν οι ΤΣΡ.

3. Οι υποχρεώσεις του Κτηνιατρείου

3.1 Το Κτηνιατρείο είναι υπεύθυνο για τη συμμόρφωσή του με την Εφαρμοστέα Νομοθεσία για την Προστασία Δεδομένων ως υπεύθυνος επεξεργασίας. Ειδικότερα:

• (a) διαθέτει νόμιμη βάση για να συλλέγει τα Δεδομένα του Κτηνιατρείου και να αναθέτει στη Vetty την επεξεργασία τους όπως περιγράφει η παρούσα Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων·
• (b) ενημερώνει τους Πελάτες του, πριν από την ηχογράφηση μιας επίσκεψης, ότι αυτή ηχογραφείται και απομαγνητοφωνείται, ότι η έκθεση συντάσσεται με τεχνητή νοημοσύνη και ελέγχεται από κτηνίατρο, και πώς χειρίζεται τα δεδομένα τους·
• (c) λαμβάνει κάθε συγκατάθεση για την ηχογράφηση που απαιτεί το δίκαιο του τόπου της επίσκεψης, και δεν ηχογραφεί κανένα πρόσωπο που αρνήθηκε ή ανακάλεσε τη συγκατάθεσή του·
• (d) εάν ενεργοποιήσει την αποστολή εκθέσεων σε Πελάτες, προαιρετική λειτουργία που δεν προσφέρεται κατά την έναρξη λειτουργίας και την οποία η Vetty ενδέχεται να προσφέρει αργότερα (την περιγράφει ο όρος 9 των Όρων), διαθέτει νόμιμη βάση για την αποστολή κάθε έκθεσης και εισάγει τη σωστή διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου·
• (e) απαντά στα αιτήματα των Πελατών του για την άσκηση των δικαιωμάτων τους σχετικά με τα Δεδομένα του Κτηνιατρείου·
• (f) τηρεί τα αρχεία που απαιτούν η κτηνιατρική ρυθμιστική του αρχή ή ο νόμος, και τα εξάγει πριν διαγραφούν (όρος 10)· και
• (g) δίνει εντολές που συμμορφώνονται με την Εφαρμοστέα Νομοθεσία για την Προστασία Δεδομένων.

3.2 Η Υπηρεσία ζητά από το Μέλος να επιβεβαιώσει πριν από κάθε ηχογράφηση ότι ο Πελάτης έχει συγκατατεθεί, διατηρεί την επιβεβαίωση αυτή μαζί με τον χρόνο της και δεν επιτρέπει την υπογραφή έκθεσης χωρίς αυτήν. Η επιβεβαίωση αυτή αποτελεί δήλωση του Κτηνιατρείου προς τη Vetty. Δεν μεταφέρει στη Vetty την ευθύνη του Κτηνιατρείου βάσει του όρου 3.1(c).

4. Οι υποχρεώσεις της Vetty

4.1 Η Vetty:

• (a) επεξεργάζεται τα Δεδομένα του Κτηνιατρείου μόνο βάσει καταγεγραμμένων εντολών του Κτηνιατρείου, μεταξύ άλλων όσον αφορά τις διαβιβάσεις εκτός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου, εκτός εάν το δίκαιο της Ευρωπαϊκής Ένωσης ή κράτους μέλους στο οποίο υπόκειται η Vetty ορίζει διαφορετικά· στην περίπτωση αυτή, η Vetty ενημερώνει το Κτηνιατρείο για την εν λόγω νομική απαίτηση πριν από την επεξεργασία, εκτός εάν το δίκαιο αυτό το απαγορεύει·
• (b) ενημερώνει αμέσως το Κτηνιατρείο εάν, κατά τη γνώμη της, μια εντολή παραβιάζει την Εφαρμοστέα Νομοθεσία για την Προστασία Δεδομένων·
• (c) διασφαλίζει ότι κάθε πρόσωπο που εξουσιοδοτεί να επεξεργάζεται Δεδομένα του Κτηνιατρείου δεσμεύεται από υποχρέωση εμπιστευτικότητας·
• (d) λαμβάνει τα μέτρα ασφάλειας που απαιτεί το άρθρο 32 του ΓΚΠΔ, στα οποία περιλαμβάνονται εκείνα του Παραρτήματος 3·
• (e) προσλαμβάνει Υπεκτελούντες την Επεξεργασία μόνο όπως επιτρέπει ο όρος 6·
• (f) συνδράμει το Κτηνιατρείο όπως περιγράφει ο όρος 8·
• (g) γνωστοποιεί στο Κτηνιατρείο τις παραβιάσεις δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα όπως περιγράφει ο όρος 9·
• (h) διαγράφει ή επιστρέφει τα Δεδομένα του Κτηνιατρείου κατά τη λήξη της Υπηρεσίας όπως περιγράφει ο όρος 10· και
• (i) θέτει στη διάθεση του Κτηνιατρείου τις πληροφορίες και επιτρέπει τους ελέγχους που περιγράφει ο όρος 11.

4.2 Η Vetty δεν πωλεί Δεδομένα του Κτηνιατρείου, δεν τα χρησιμοποιεί για δικούς της σκοπούς και δεν τα χρησιμοποιεί για την εκπαίδευση μοντέλων τεχνητής νοημοσύνης.

5. Εντολές

5.1 Οι εντολές του Κτηνιατρείου είναι οι Όροι, η παρούσα Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων, η διαμόρφωση και η χρήση της Υπηρεσίας από το Κτηνιατρείο, καθώς και κάθε άλλη γραπτή εντολή που συμφωνούν τα μέρη. Το Κτηνιατρείο δίνει εντολή στη Vetty να επεξεργάζεται τα Δεδομένα του Κτηνιατρείου για την παροχή της Υπηρεσίας όπως περιγράφει το Παράρτημα 1.

5.2 Ειδικότερα, το Κτηνιατρείο δίνει εντολή στη Vetty να αναθέτει την απομαγνητοφώνηση του ήχου των επισκέψεων, καθώς και τη σύνταξη και τον έλεγχο των εκθέσεων, στους παρόχους τεχνητής νοημοσύνης που αναφέρονται ως Υπεκτελούντες την Επεξεργασία. Κανένας από αυτούς δεν επιτρέπεται να εκπαιδεύεται με Δεδομένα του Κτηνιατρείου. Καθένας διατηρεί τα δεδομένα εισόδου που λαμβάνει για σύντομο χρονικό διάστημα, σύμφωνα με τους δικούς του όρους, προκειμένου να παρακολουθεί περιπτώσεις κατάχρησης.

5.3 Οι περίοδοι διατήρησης του ήχου αποτελούν μέρος των εντολών αυτών και είναι καθορισμένες: ο ήχος μιας επίσκεψης της οποίας η έκθεση δεν έχει υπογραφεί διαγράφεται 30 ημέρες μετά την ηχογράφησή του, και ο ήχος μιας επίσκεψης της οποίας η έκθεση έχει υπογραφεί διαγράφεται 7 ημέρες μετά την πρώτη υπογραφή. Η απομαγνητοφώνηση και η έκθεση διατηρούνται όπως περιγράφει ο όρος 10.

5.4 Εντολή που θα μετέβαλλε την Υπηρεσία ή που υπερβαίνει όσα κάνει η Υπηρεσία απαιτεί τη γραπτή συναίνεση της Vetty.

6. Υπεκτελούντες την Επεξεργασία

6.1 Το Κτηνιατρείο παρέχει στη Vetty γενική γραπτή άδεια να προσλαμβάνει Υπεκτελούντες την Επεξεργασία. Οι Υπεκτελούντες την Επεξεργασία που χρησιμοποιούνται κατά τον χρόνο αποδοχής της παρούσας Σύμβασης Επεξεργασίας Δεδομένων από το Κτηνιατρείο είναι όσοι αναφέρονται στη διεύθυνση vettyscribe.com/subprocessors (Παράρτημα 2), και το Κτηνιατρείο τους εγκρίνει.

6.2 Η Vetty προσλαμβάνει κάθε Υπεκτελούντα την Επεξεργασία βάσει γραπτής σύμβασης που επιβάλλει υποχρεώσεις προστασίας δεδομένων όχι λιγότερο προστατευτικές από την παρούσα Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων, και ιδίως επαρκείς εγγυήσεις για την εφαρμογή κατάλληλων τεχνικών και οργανωτικών μέτρων.

6.3 Η Vetty ειδοποιεί το Κτηνιατρείο τουλάχιστον 30 ημέρες πριν ένας νέος Υπεκτελών την Επεξεργασία ή ένας αντικαταστάτης Υπεκτελών την Επεξεργασία επεξεργαστεί Δεδομένα του Κτηνιατρείου, επικαιροποιώντας τον κατάλογο στη διεύθυνση vettyscribe.com/subprocessors και αποστέλλοντας μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στους διαχειριστές του Κτηνιατρείου.

6.4 Το Κτηνιατρείο μπορεί να αντιταχθεί στην αλλαγή για εύλογους λόγους προστασίας δεδομένων, γραπτώς στη διεύθυνση privacy@vetty.app, εντός της προθεσμίας ειδοποίησης. Τα μέρη θα εξετάσουν την αντίρρηση καλόπιστα. Εάν δεν μπορέσουν να την επιλύσουν πριν από την έναρξη ισχύος της αλλαγής, το Κτηνιατρείο μπορεί να ακυρώσει τη συνδρομή του στο Vetty Scribe ή να κλείσει το Κτηνιατρείο, όπως περιγράφουν οι Όροι.

6.5 Όταν ένας Υπεκτελών την Επεξεργασία πρέπει να αντικατασταθεί επειγόντως για τη διατήρηση της ασφάλειας ή της διαθεσιμότητας της Υπηρεσίας, η Vetty μπορεί να προβεί στην αλλαγή με συντομότερη προειδοποίηση. Θα ενημερώσει το Κτηνιατρείο το συντομότερο δυνατό, και το Κτηνιατρείο διατηρεί το δικαίωμά του να αντιταχθεί βάσει του όρου 6.4.

6.6 Η Vetty παραμένει υπεύθυνη έναντι του Κτηνιατρείου για την εκπλήρωση των υποχρεώσεων κάθε Υπεκτελούντος την Επεξεργασία.

7. Διεθνείς διαβιβάσεις

7.1 Η Vetty αποθηκεύει τα Δεδομένα του Κτηνιατρείου στην Ευρωπαϊκή Ένωση, στη Φρανκφούρτη της Γερμανίας.

7.2 Ορισμένοι Υπεκτελούντες την Επεξεργασία επεξεργάζονται Δεδομένα του Κτηνιατρείου στις Ηνωμένες Πολιτείες ή ενδέχεται να έχουν πρόσβαση σε αυτά από εκεί, όπως δείχνει το Παράρτημα 2. Όταν ένας Υπεκτελών την Επεξεργασία επεξεργάζεται Δεδομένα του Κτηνιατρείου ή έχει πρόσβαση σε αυτά σε χώρα για την οποία δεν υφίσταται απόφαση επάρκειας της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, η διαβίβαση καλύπτεται από το Πλαίσιο Προστασίας Δεδομένων ΕΕ–ΗΠΑ (EU–US Data Privacy Framework), εφόσον ο Υπεκτελών την Επεξεργασία είναι πιστοποιημένος βάσει αυτού, διαφορετικά από τις ΤΣΡ (Ενότητα Τρία, από εκτελούντα την επεξεργασία σε εκτελούντα την επεξεργασία) που περιλαμβάνονται στη σύμβαση της Vetty με τον εν λόγω Υπεκτελούντα την Επεξεργασία, σε συνδυασμό με τα συμπληρωματικά μέτρα του Παραρτήματος 3. Το Κτηνιατρείο εγκρίνει τις διαβιβάσεις αυτές.

7.3 Όταν το Κτηνιατρείο είναι εγκατεστημένο εκτός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου, σε χώρα για την οποία δεν υφίσταται απόφαση επάρκειας, και ο ΓΚΠΔ αντιμετωπίζει τη διάθεση Δεδομένων του Κτηνιατρείου από τη Vetty στο Κτηνιατρείο ως διαβίβαση, τα μέρη συμφωνούν στην Ενότητα Τέσσερα (από εκτελούντα την επεξεργασία σε υπεύθυνο επεξεργασίας) των ΤΣΡ, οι οποίες ενσωματώνονται στην παρούσα Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων μέσω παραπομπής. Για τον σκοπό αυτό, η Vetty είναι ο εξαγωγέας δεδομένων και το Κτηνιατρείο ο εισαγωγέας δεδομένων, το Παράρτημα 1 περιέχει την περιγραφή της διαβίβασης, η προαιρετική ρήτρα σύνδεσης δεν εφαρμόζεται, και οι ΤΣΡ διέπονται από το γαλλικό δίκαιο, οι δε διαφορές υπάγονται στα δικαστήρια της Γαλλίας.

7.4 Όταν άλλη Εφαρμοστέα Νομοθεσία για την Προστασία Δεδομένων περιορίζει τις διαβιβάσεις εκτός της χώρας του Κτηνιατρείου, η Vetty διαβιβάζει Δεδομένα του Κτηνιατρείου μόνο όπως επιτρέπει η νομοθεσία αυτή, μεταξύ άλλων βάσει συμβατικών εγγυήσεων που παρέχουν στα δεδομένα επίπεδο προστασίας συγκρίσιμο με εκείνο της νομοθεσίας αυτής.

8. Συνδρομή

8.1 Αιτήματα υποκειμένων των δεδομένων. Η Υπηρεσία επιτρέπει στο Κτηνιατρείο να βλέπει τα Δεδομένα του Κτηνιατρείου, να διορθώνει μια έκθεση τροποποιώντας την και να διαγράφει τον ήχο μιας επίσκεψης. Η Vetty εξάγει Αρχεία του Κτηνιατρείου κατόπιν αιτήματος (όρος 10.1) και διαγράφει την απομαγνητοφώνηση και την έκθεση μιας επίσκεψης, ή τα στοιχεία ενός Πελάτη, κατόπιν γραπτής εντολής του Κτηνιατρείου. Εάν η Vetty λάβει αίτημα υποκειμένου των δεδομένων σχετικά με Δεδομένα του Κτηνιατρείου, το διαβιβάζει στο Κτηνιατρείο χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση και δεν απαντά σε αυτό, παρά μόνο σύμφωνα με τις εντολές του Κτηνιατρείου ή όπου το απαιτεί ο νόμος. Λαμβάνοντας υπόψη τη φύση της επεξεργασίας, η Vetty συνδράμει το Κτηνιατρείο με κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα, στον βαθμό που αυτό είναι δυνατό, για την απάντηση σε τέτοια αιτήματα.

8.2 Λοιπές υποχρεώσεις. Λαμβάνοντας υπόψη τη φύση της επεξεργασίας και τις πληροφορίες που έχει στη διάθεσή της, η Vetty συνδράμει το Κτηνιατρείο στην εκπλήρωση των υποχρεώσεών του βάσει των άρθρων 32 έως 36 του ΓΚΠΔ: ασφάλεια, γνωστοποίηση παραβιάσεων, εκτιμήσεις αντικτύπου σχετικά με την προστασία δεδομένων και προηγούμενη διαβούλευση με εποπτική αρχή.

8.3 Τα αιτήματα συνδρομής αποστέλλονται στη διεύθυνση privacy@vetty.app.

9. Παραβιάσεις δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα

9.1 Η Vetty γνωστοποιεί στο Κτηνιατρείο κάθε παραβίαση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που αφορά Δεδομένα του Κτηνιατρείου χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση και, σε κάθε περίπτωση, εντός 48 ωρών από τη στιγμή που λαμβάνει γνώση της, με μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προς τους διαχειριστές του Κτηνιατρείου.

9.2 Η γνωστοποίηση περιγράφει, στον βαθμό που τα γνωρίζει η Vetty, τη φύση της παραβίασης, τις κατηγορίες και τον κατά προσέγγιση αριθμό των υποκειμένων των δεδομένων και των σχετικών αρχείων, τις πιθανές συνέπειες, τα μέτρα που ελήφθησαν ή προτείνεται να ληφθούν για την αντιμετώπισή της και τον μετριασμό των επιπτώσεών της, καθώς και ένα σημείο επικοινωνίας. Όταν η Vetty δεν μπορεί να παράσχει όλες αυτές τις πληροφορίες ταυτόχρονα, τις παρέχει σταδιακά χωρίς περαιτέρω αδικαιολόγητη καθυστέρηση.

9.3 Η Vetty λαμβάνει εύλογα μέτρα για τον περιορισμό της παραβίασης και των επιπτώσεών της, και τηρεί αρχείο αυτής. Ο Brahim Ouasti χειρίζεται κάθε περιστατικό για λογαριασμό της Vetty και αποτελεί το σημείο επικοινωνίας, στη διεύθυνση privacy@vetty.app.

9.4 Το Κτηνιατρείο αποφασίζει εάν θα προβεί σε γνωστοποίηση στην εποπτική του αρχή και σε ανακοίνωση στα υποκείμενα των δεδομένων, και προβαίνει σε αυτές. Η Vetty δεν τις ενημερώνει για παραβίαση Δεδομένων του Κτηνιατρείου, εκτός εάν το απαιτεί ο νόμος ή το ζητήσει το Κτηνιατρείο. Όταν η ίδια παραβίαση αφορά επίσης δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα για τα οποία η Vetty είναι υπεύθυνος επεξεργασίας, η Vetty τη γνωστοποιεί στη CNIL εντός 72 ωρών από τη στιγμή που λαμβάνει γνώση της, όπου ο ΓΚΠΔ απαιτεί γνωστοποίηση, και σε κάθε άλλη αρχή εντός της προθεσμίας που απαιτεί το εφαρμοστέο δίκαιο.

9.5 Γνωστοποίηση βάσει του παρόντος όρου δεν συνιστά παραδοχή υπαιτιότητας ή ευθύνης.

10. Διαγραφή και επιστροφή

10.1 Όσο το Κτηνιατρείο είναι ανοιχτό, μπορεί να διαγράψει μια επίσκεψη ανά πάσα στιγμή. Αυτό αφαιρεί αμέσως τον ήχο της και την αποκρύπτει από τους καταλόγους του Κτηνιατρείου· η απομαγνητοφώνηση και η έκθεσή της παραμένουν στα Αρχεία του Κτηνιατρείου έως ότου κλείσει το Κτηνιατρείο, εκτός εάν το Κτηνιατρείο δώσει γραπτή εντολή στη Vetty να τις διαγράψει νωρίτερα. Το Κτηνιατρείο μπορεί επίσης να ζητήσει εξαγωγή των αρχείων του γράφοντας στη διεύθυνση support@vettyscribe.com. Ο σύνδεσμος της εξαγωγής ισχύει για 7 ημέρες. Εάν η συνδρομή ακυρωθεί ή λήξει, η Vetty δεν διαγράφει κανένα Αρχείο του Κτηνιατρείου, πλην του ήχου βάσει του όρου 5.3· τα αρχεία παραμένουν έως ότου κλείσει το Κτηνιατρείο.

10.2 Η Υπηρεσία λήγει για το Κτηνιατρείο όταν αυτό κλείνει, από διαχειριστή ή επειδή αποχωρεί το τελευταίο μέλος του. Για 30 ημέρες μετά το κλείσιμο, το πρόσωπο που το έκλεισε μπορεί να κατεβάσει μια εξαγωγή: ένα αρχείο που περιέχει κάθε υπογεγραμμένη έκθεση, τις απομαγνητοφωνήσεις ως κείμενο, καθώς και καταλόγους των επισκέψεων, των Πελατών, των Ασθενών και των σημειώσεων. Η εξαγωγή δεν περιλαμβάνει ήχο.

10.3 Μετά την παρέλευση των 30 αυτών ημερών, η Vetty διαγράφει τα Αρχεία του Κτηνιατρείου: τον ήχο των επισκέψεων, τις επισκέψεις, τις απομαγνητοφωνήσεις και τις εκθέσεις μαζί με τις εκδόσεις τους και το ίχνος ελέγχου τους· τους Πελάτες και τους Ασθενείς και τις σημειώσεις σχετικά με αυτούς· τα πρότυπα εκθέσεων, το επιστολόχαρτο και το λογότυπο· και τις εξαγωγές. Εάν έχει χρησιμοποιηθεί η προαιρετική λειτουργία αποστολής εκθέσεων, ο λογαριασμός Πελάτη στο vetty.app που δημιουργήθηκε γι’ αυτήν διαγράφεται ταυτόχρονα, εκτός εάν ο Πελάτης έχει συνδεθεί σε αυτόν ή τον έχει επιβεβαιώσει, ή εάν άλλο κτηνιατρείο ή κάποια κράτηση παραπέμπει σε αυτόν.

10.4 Κλείνοντας το Κτηνιατρείο, το Κτηνιατρείο επιλέγει την επιστροφή μέσω της εξαγωγής, ακολουθούμενη από διαγραφή, όπως επιτρέπει το άρθρο 28(3)(g) του ΓΚΠΔ. Η Vetty δεν διατηρεί αντίγραφο των διαγραμμένων Αρχείων του Κτηνιατρείου, εκτός εάν το δίκαιο της Ευρωπαϊκής Ένωσης ή της Γαλλίας την υποχρεώνει να τα διατηρήσει, και εκτός από τα κρυπτογραφημένα αντίγραφα ασφαλείας των παρόχων της έως ότου αυτά αντικατασταθούν, γεγονός που συμβαίνει εντός 30 ημερών.

10.5 Κατόπιν γραπτού αιτήματος του Κτηνιατρείου, η Vetty επιβεβαιώνει γραπτώς ότι η διαγραφή έχει πραγματοποιηθεί.

11. Πληροφορίες και έλεγχοι

11.1 Κατόπιν αιτήματος, η Vetty θέτει στη διάθεση του Κτηνιατρείου τις πληροφορίες που απαιτούνται για να αποδείξει ότι συμμορφώνεται με το άρθρο 28 του ΓΚΠΔ και με την παρούσα Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων, συμπεριλαμβανομένης περιγραφής των μέτρων ασφάλειάς της και των εγγράφων συμμόρφωσης των ίδιων των Υπεκτελούντων την Επεξεργασία, όπου αυτοί τα δημοσιεύουν.

11.2 Όταν οι πληροφορίες αυτές δεν επαρκούν, η Vetty επιτρέπει και συμβάλλει σε ελέγχους, συμπεριλαμβανομένων επιθεωρήσεων, που διενεργούνται από το Κτηνιατρείο ή από ανεξάρτητο ελεγκτή εντεταλμένο από αυτό, ο οποίος δεσμεύεται από υποχρέωση εμπιστευτικότητας και δεν είναι ανταγωνιστής της Vetty. Το Κτηνιατρείο ειδοποιεί γραπτώς τουλάχιστον 30 ημέρες νωρίτερα και διενεργεί έλεγχο το πολύ μία φορά ανά 12μηνο, εκτός εάν εποπτική αρχή απαιτεί έλεγχο ή έχει σημειωθεί παραβίαση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που αφορά Δεδομένα του Κτηνιατρείου. Οι έλεγχοι διενεργούνται κατά τις εργάσιμες ώρες, με τρόπο που δεν διαταράσσει την Υπηρεσία ούτε παρέχει πρόσβαση σε δεδομένα άλλων πελατών, και με δαπάνες του Κτηνιατρείου.

11.3 Η Vetty θέτει στη διάθεση του Κτηνιατρείου τις εκθέσεις ελέγχου και τις πιστοποιήσεις των Υπεκτελούντων την Επεξεργασία, όπου το επιτρέπουν οι όροι τους, αντί για έλεγχο του Υπεκτελούντος την Επεξεργασία.

12. Ευθύνη

12.1 Η ευθύνη κάθε μέρους που απορρέει από ή σχετίζεται με την παρούσα Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων υπόκειται στους αποκλεισμούς και στον περιορισμό ευθύνης των Όρων. Οι αξιώσεις βάσει της παρούσας Σύμβασης Επεξεργασίας Δεδομένων και των Όρων υπόκεινται σε ένα ενιαίο συνολικό ανώτατο όριο: τις αμοιβές που κατέβαλε το Κτηνιατρείο για το Vetty Scribe κατά τους 12 μήνες που προηγήθηκαν του γεγονότος που γέννησε την αξίωση.

12.2 Καμία διάταξη της παρούσας Σύμβασης Επεξεργασίας Δεδομένων δεν περιορίζει την ευθύνη ενός μέρους έναντι των υποκειμένων των δεδομένων βάσει του άρθρου 82 του ΓΚΠΔ, ούτε οποιαδήποτε ευθύνη ο περιορισμός της οποίας δεν επιτρέπεται από τον νόμο.

13. Διάρκεια, αλλαγές και εφαρμοστέο δίκαιο

13.1 Η παρούσα Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων ισχύει για όσο διάστημα η Vetty επεξεργάζεται Δεδομένα του Κτηνιατρείου, και λήγει όταν τα Αρχεία του Κτηνιατρείου έχουν διαγραφεί βάσει του όρου 10. Οι όροι 9, 10 και 12 εξακολουθούν να ισχύουν για όσο διάστημα είναι αναγκαίο.

13.2 Η Vetty μπορεί να τροποποιήσει την παρούσα Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων όπως επιτρέπουν οι Όροι για τις τροποποιήσεις των Όρων, ή για να συμμορφωθεί με την Εφαρμοστέα Νομοθεσία για την Προστασία Δεδομένων ή με απόφαση εποπτικής αρχής. Μια τροποποίηση δεν θα μειώνει τη συνολική προστασία των Δεδομένων του Κτηνιατρείου.

13.3 Η παρούσα Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων διέπεται από το γαλλικό δίκαιο, και οι διαφορές που προκύπτουν από αυτήν υπάγονται στα δικαστήρια που ορίζουν οι Όροι, εκτός εάν ο όρος 7.3 ή η Εφαρμοστέα Νομοθεσία για την Προστασία Δεδομένων ορίζει διαφορετικά.

Παράρτημα 1. Στοιχεία της επεξεργασίας

• Αντικείμενο: η παροχή του Vetty Scribe στο Κτηνιατρείο.
• Φύση και σκοπός: η ηχογράφηση επισκέψεων στο πρόγραμμα περιήγησης του Μέλους και η μεταφόρτωσή τους· η αποθήκευσή τους· η απομαγνητοφώνηση του ήχου· η εξαγωγή των κλινικών στοιχείων, η σύνταξη της έκθεσης στο επιλεγμένο πρότυπο, ο έλεγχος του σχεδίου έναντι της απομαγνητοφώνησης και, όπου χρησιμοποιείται η σχετική λειτουργία, η μετάφρασή του ή η προσαρμογή του στο ύφος γραφής του κτηνιάτρου, όλα με τεχνητή νοημοσύνη· η προβολή, η επεξεργασία, η υπογραφή και η τήρηση εκδόσεων των εκθέσεων· η εξαγωγή· και η διαγραφή. Εάν η Vetty προσφέρει αργότερα, και το Κτηνιατρείο ενεργοποιήσει, την προαιρετική αποστολή υπογεγραμμένων εκθέσεων σε Πελάτες, η επεξεργασία θα περιλαμβάνει επίσης την αποστολή τους μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με πρόσβαση στο vetty.app.
• Διάρκεια: για όσο διάστημα το Κτηνιατρείο διαθέτει λογαριασμό, και στη συνέχεια έως τη διαγραφή βάσει του όρου 10.
• Συχνότητα: συνεχής, όποτε τα Μέλη χρησιμοποιούν την Υπηρεσία.
• Κατηγορίες υποκειμένων των δεδομένων: Πελάτες και οποιοδήποτε άλλο πρόσωπο του οποίου τη φωνή καταγράφει μια ηχογράφηση· Μέλη, όπως εμφανίζονται στα Αρχεία του Κτηνιατρείου (η φωνή τους, οι επεξεργασίες και η υπογραφή τους).
• Κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα: τα ονόματα και οι διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των Πελατών· ο ήχος της επίσκεψης και καθετί που ειπώθηκε σε αυτήν· οι απομαγνητοφωνήσεις· τα ονόματα, το είδος, η φυλή, το φύλο και η ηλικία των Ασθενών, καθώς και η υγεία και η θεραπεία τους, που αφορούν τον Πελάτη· οι σημειώσεις, οι εκθέσεις και η υπογραφή του κτηνιάτρου· οι επιβεβαιώσεις συγκατάθεσης μαζί με τον χρόνο τους· και, εάν χρησιμοποιείται η προαιρετική λειτουργία αποστολής εκθέσεων, το αρχείο των εκθέσεων που αποστέλλονται σε Πελάτες.
• Ειδικές κατηγορίες δεδομένων: καμία δεν επιδιώκεται. Μια ηχογράφηση ενδέχεται να καταγράψει τέτοια δεδομένα όταν κάποιος τα αναφέρει, για παράδειγμα την υγεία του ίδιου του Πελάτη. Το Κτηνιατρείο θα πρέπει να αποφεύγει την ηχογράφησή τους όταν δεν είναι αναγκαία. Οι φωνές απομαγνητοφωνούνται και δεν χρησιμοποιούνται για την ταυτοποίηση οποιουδήποτε προσώπου.
• Διατήρηση: ο ήχος όπως περιγράφει ο όρος 5.3· όλα τα υπόλοιπα όπως περιγράφει ο όρος 10.
• Διαβιβάσεις: προς τους Υπεκτελούντες την Επεξεργασία του Παραρτήματος 2, για την επεξεργασία που αναφέρει το Παράρτημα 2 για καθέναν από αυτούς, με τις εγγυήσεις του όρου 7.
• Αρμόδια εποπτική αρχή για τις ΤΣΡ: η γαλλική Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).

Παράρτημα 2. Υπεκτελούντες την Επεξεργασία

Ο κατάλογος των Υπεκτελούντων την Επεξεργασία, με τη νομική οντότητα, την υπηρεσία, τα δεδομένα που λαμβάνει, τον τόπο και την εγγύηση για τη διαβίβαση για καθέναν από αυτούς, βρίσκεται στη διεύθυνση vettyscribe.com/subprocessors. Ο κατάλογος αυτός, όπως επικαιροποιείται βάσει του όρου 6, αποτελεί το παρόν Παράρτημα.

Παράρτημα 3. Τεχνικά και οργανωτικά μέτρα

Φιλοξενία και κρυπτογράφηση

• Η βάση δεδομένων και ο αποθηκευτικός χώρος αρχείων φιλοξενούνται στη Φρανκφούρτη της Γερμανίας, όπου εκτελούνται επίσης οι λειτουργίες διακομιστή της εφαρμογής.
• Τα δεδομένα κρυπτογραφούνται κατά τη μεταφορά μεταξύ των χρηστών, της Υπηρεσίας και των Υπεκτελούντων την Επεξεργασία, και κρυπτογραφούνται κατά την αποθήκευση στη βάση δεδομένων και στον αποθηκευτικό χώρο αρχείων.

Έλεγχος πρόσβασης

• Κανόνες ασφάλειας σε επίπεδο γραμμής (row-level security) στη βάση δεδομένων διατηρούν τα δεδομένα κάθε Κτηνιατρείου χωριστά και περιορίζουν την πρόσβαση σε μια επίσκεψη στον κτηνίατρο που την ηχογράφησε και στους διαχειριστές του Κτηνιατρείου. Τα πρότυπα εκθέσεων που δημιουργεί ένας κτηνίατρος για τον εαυτό του είναι ορατά μόνο στον κτηνίατρο αυτόν.
• Ο ήχος των επισκέψεων, τα δείγματα φωνής και οι εξαγωγές τηρούνται σε ιδιωτικούς χώρους αποθήκευσης (storage buckets) και είναι προσβάσιμα μόνο μέσω αυθεντικοποιημένων αιτημάτων που ελέγχονται βάσει των ίδιων κανόνων. Η λήψη μιας εξαγωγής γίνεται μόνο μέσω αυθεντικοποιημένου αιτήματος του προσώπου που τη ζήτησε, ποτέ μέσω δημόσιου συνδέσμου.
• Ο πάροχος απομαγνητοφώνησης λαμβάνει τον ήχο μέσω υπογεγραμμένου συνδέσμου που λήγει μετά από μία ώρα.
• Κάθε ενέργεια στην κονσόλα διαχείρισης της Vetty ελέγχεται έναντι καταλόγου εξουσιοδοτημένων χειριστών, και οι αποφάσεις σχετικά με άδειες ασκήσεως επαγγέλματος, χρεώσεις και απαλλαγές καταγράφονται σε αρχείο ελέγχου.
• Η πρόσβαση του προσωπικού της Vetty περιορίζεται στα πρόσωπα που τη χρειάζονται για τη λειτουργία ή την υποστήριξη της Υπηρεσίας, τα οποία δεσμεύονται από υποχρέωση εμπιστευτικότητας.

Αυθεντικοποίηση και πρόληψη κατάχρησης

• Τα Μέλη συνδέονται με κωδικό πρόσβασης 8 έως 72 χαρακτήρων αφού επιβεβαιώσουν τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους με εξαψήφιο κωδικό, ή με Google.
• Η εγγραφή περιορίζεται σε πέντε προσπάθειες ανά ώρα από μία διεύθυνση δικτύου, και η σύνδεση και τα λοιπά αιτήματα υπόκεινται σε περιορισμό συχνότητας.

Ελαχιστοποίηση και διαγραφή

• Ο ήχος των επισκέψεων διαγράφεται αυτόματα: 30 ημέρες μετά την ηχογράφηση εάν η έκθεση δεν έχει υπογραφεί, και 7 ημέρες μετά την πρώτη υπογραφή εάν έχει υπογραφεί.
• Το αντίγραφο κάθε απομαγνητοφώνησης που τηρεί ο πάροχος απομαγνητοφώνησης διαγράφεται μόλις η Vetty το ανακτήσει και ολοκληρώσει την επεξεργασία της επίσκεψης.
• Η Vetty καλεί την OpenAI, όταν αυτή επιλέγεται, με απενεργοποιημένη την αποθήκευση των απαντήσεων, και έχει εξαιρεθεί από την εκπαίδευση στον λογαριασμό της στην ElevenLabs.
• Από τα δείγματα γραφής αφαιρούνται τα στοιχεία ταυτοποίησης πριν αποθηκευτούν.
• Κατά την έναρξη λειτουργίας του, το Vetty Scribe δεν αποστέλλει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε Πελάτες· εάν η προαιρετική λειτουργία αποστολής εκθέσεων προσφερθεί αργότερα, τα μηνύματα αυτά δεν θα περιέχουν κλινικό περιεχόμενο ούτε συνημμένο. Οι ειδοποιήσεις push προς τα Μέλη αναφέρουν μόνο τον Ασθενή, και το περιεχόμενό τους είναι κρυπτογραφημένο, ώστε η υπηρεσία ειδοποιήσεων push να μην μπορεί να το διαβάσει.

Ακεραιότητα και λογοδοσία

• Μια ηχογράφηση δεν μπορεί να ξεκινήσει χωρίς την επιβεβαίωση του Μέλους ότι ο Πελάτης συγκατατέθηκε, και μια έκθεση δεν μπορεί να υπογραφεί χωρίς αυτήν.
• Κάθε έκθεση διατηρεί τις εκδόσεις της και ίχνος ελέγχου των συμβάντων της επίσκεψης, συμπεριλαμβανομένων της υπογραφής και της τροποποίησης.
• Το ακατέργαστο αποτέλεσμα του παρόχου απομαγνητοφώνησης διατηρείται μαζί με την εγγραφή ως αποδεικτικό στοιχείο στο οποίο βασίζεται η απομαγνητοφώνηση.

Διαθεσιμότητα και ανθεκτικότητα

• Ο ήχος αποθηκεύεται στον αποθηκευτικό χώρο του προγράμματος περιήγησης της συσκευής ηχογράφησης πριν από τη μεταφόρτωσή του, ώστε μια διακοπή της σύνδεσης να μην οδηγεί σε απώλεια επίσκεψης.
• Για τη βάση δεδομένων και τον αποθηκευτικό χώρο αρχείων τηρούνται αντίγραφα ασφαλείας από τον πάροχο φιλοξενίας, και τα αντίγραφα ασφαλείας αντικαθίστανται εντός 30 ημερών.

Περιστατικά και Υπεκτελούντες την Επεξεργασία

• Ο Brahim Ouasti είναι υπεύθυνος για την αντιμετώπιση περιστατικών και ενημερώνει το Κτηνιατρείο εντός 48 ωρών (όρος 9).
• Κάθε Υπεκτελών την Επεξεργασία προσλαμβάνεται βάσει γραπτής σύμβασης με υποχρεώσεις προστασίας δεδομένων (όρος 6).